5 rejtett IT-költség, amelyeket talán most is fizetsz. Károly segíthet véget vetni ennek.
Most is fizeted, csak nincs benne a pénzügyi kimutatásban
Sok cégvezető gondolja úgy, hogy az IT-üzemeltetés fix, havi díjas kiszervezése felesleges kiadás. Pedig, ha nincs dedikált IT-szakember vagy üzemeltető cég, az sokkal drágább lehet. Minél elhanyagoltabb, elnyűttebb, toldozottabb-foldozottabb a rendszer, annál több a költség is, hiszen vagy a munkavégzés akadozik, vagy folyamatosan javítani kell. Sokszor a kettő együtt lesz igaz.
Az “alternatív költségeket” tehát sok cég folyamatosan fizeti (olykor még egy megbízott szabadúszó mellett is) úgy, hogy tulajdonképpen nem is tud róla. Rengeteg aprónak tűnő, de nagyon is kézzelfogható költség: elvesztegetett idő, extra hibajavítások, biztonsági kockázatok, esetleges negatív reputáció költségei. Nézzük tételenként!
1. Kiesett munkaidő költsége
Ismerős a helyzet, amikor egy kolléga összevont szemöldökkel áll a nyomtató előtt és próbálja kitalálni, most éppen mi lehet a gond? Vagy amikor állandóan újra kell indítani a gépet, mert lefagy a rendszer? Esetleg, amikor mindenki feszülten várja, hogy a VPN végre rendesen működjön? Ezek a kis bosszúságok összeadódnak.
Egy 20 fős cégnél, ha mindenki napi 15 percet veszít ilyen hibák miatt, az évente durván 1200 munkaórát jelent. Ha az átlag órabér 5000 Ft, az kb. 6 millió forint veszteség lesz az év végére. És ez még nem tartalmazza a járulékos költségeket: az ügyfélnek el nem küldött, vagy későn küldött ajánlatot, a késve lezárult projektet vagy azt a stresszt, amit a dolgozók éreznek, amikor újra és újra technikai akadályba ütköznek.
A munkahelyi elégedetlenség, a frusztráció végső soron fluktuációhoz is vezethet, ez pedig toborzási és betanítási költségekkel jár.
2. Adatvesztés és biztonsági kockázat költsége
Vannak szolgáltatók, ahol a működés alapja a bizalmas adatkezelésen nyugszik (pl. könyvelőiroda vagy jogi iroda). Ha nincs rendes mentés, vagy azt nem ellenőrzi rendszeresen szakember, egy ransomware-támadás (pl. zsarolóvírus), adatlopás vagy akár egy egyszerű technikai hiba is súlyos károkat okozhat. Ilyenkor nem csak az ügyviteli folyamatok állnak le, hanem komoly jogi és pénzügyi következmények is felmerülnek: GDPR-bírságok, hatósági vizsgálatok, amelyek egy közepes méretű irodánál is milliós nagyságrendű terhet jelenthetnek.
Az ügyfelek szemében az adatvesztés nem „technikai probléma”, hanem felelőtlenség. Ha egy könyvelőiroda elveszíti az ügyfelek könyvelési anyagait vagy adóbevallásait, az nem csupán határidők csúszását jelenti, hanem adóhatósági szankciókhoz is vezethet. Ha egy ügyvédi iroda iratai szivárognak ki, az nem csak az adott ügyfél bizalmát ingatja meg, hanem az egész praxis hírnevét rombolja.
Ezeknek a károknak a tényleges összege sokszor nehezen számszerűsíthető, de egyértelmű, hogy nagyságrendekkel meghaladják egy havi IT-üzemeltetés költségét. Ráadásul míg az IT-szolgáltatás előre tervezhető kiadás, az adatvesztés utáni helyreállítás és reputációs kár felmérhetetlen, és gyakran visszafordíthatatlan.
3. Belső ember „láthatatlan” költségei
Előfordul, hogy egy lelkes kolléga a nem létező rendszergazda feladatait is elvégzi, persze csak részben. Ő az, aki „ért a gépekhez”, így ha gond van, mindenki hozzá fordul. Ez rövid távon elég jó megoldásnak tűnik, de valójában komoly kockázat: nincs dokumentáció, a tudás egyetlen ember fejében van, és ha ő szabadságra megy, felmond vagy beteg lesz, akkor komoly fennakadások jöhetnek.
Ráadásul közben a saját munkája is időről időre háttérbe kerülhet, így tehát kétszeres a veszteség: kiesik a saját feladatköréből (amiért eredetileg fizetik), és az IT-problémákat sem feltétlenül oldja meg hosszú távon. Sokszor csak ideiglenes megoldások születnek, amelyek később még több hibát okoznak. Az ilyen szakszerűtlen megoldás hosszú távon a cég egyik legnagyobb rejtett költsége lehet.
4. “Elkerülhető lett volna” szerelések költsége
Ha csak akkor hívsz külsős IT-szakembert, amikor már „ég a ház”, az mindig a legdrágább megoldás lesz. A tűzoltás jellegű hibajavítás óradíja sokszor többszöröse egy folyamatos, mindenki számára kiszámítható, időben és pénzben egyaránt jól kalkulálható havi díjas szerződésnek.
Ráadásul a vészhelyzeti megoldás többnyire csak tüneti, ideiglenes kezelést jelent, hiszen maga a rendszer, amelybe a hibás elem be van ágyazódva, nem lesz frissebb, naprakészebb, jobban működő. Csak idő kérdése, mikor lesz szükség újabb sürgős megoldásra.
Ez olyan, mintha a csöpögő csapból kifolyó vizet mindig csak feltörölnéd egy ronggyal: a pillanatnyi gondot megoldja, de közben a vezeték repedése egyre nagyobb kárt okoz a lakásban.
A szervert újra lehet indítani, egy fájlt vissza lehet állítani, de ha nem derül ki, miért történt a hiba, akkor csak idő kérdése az újabb előfordulás. A céged így újra és újra fizet ugyanazért a problémáért, anélkül, hogy az valaha tényleg megszűnne.
5. A lassan, de biztosan elavuló IT-rendszer költségei
Talán a legnehezebben mérhető, de annál fontosabb költség a rendszer fokozatos, de biztos amortizációja. Ha ugyanis az IT-nak nincs gazdája, akkor törvényszerű, hogy a rendszer fokozatosan elavul, azaz a szoftverek lassulnak, az ügyfélszolgálati folyamatok akadoznak és a biztonsági kockázatok szaporodnak.
Egy lassú, körülményes IT-rendszerben működve a munkavállalók ismét csak frusztráltabbak lesznek, hiszen még a leghétköznapibb, legegyszerűbb feladatokat is csak rengeteg türelem és extra energiabefektetés árán tudják elvégezni. A hatékony munkavégzés alapja, hogy a technológia támogassa, ne pedig akadályozza a mindennapi működést.
Miért jó, ha egy IT-céget bízol meg az üzemeltetéssel?
Ahogy a fentiekből látszik, a rendszerüzemeltetés kiszervezésének számos előnye van.
Pénzügyi szempontok
A legnagyobb előny az, hogy a költségek tervezhetők és átláthatók lesznek. Tehát nem véletlenszerű kiadások jelennek meg (amelyek olykor igen jelentősek), hanem egy fix havi díj, amely tartalmazza az üzemeltetést, a felügyeletet és a támogatást is.
A folyamatos monitorozás azt is jelenti, hogy a probléma nem akkor derül ki, amikor már áll a rendszer és a munka, hanem proaktívan észlelik és megoldják a fennakadásokat, még mielőtt nagyobb gond lenne. Ez kevesebb unalommal töltött, frusztráló és elvesztegetett órát, napot jelent a munkatársaknak és az ügyfeleknek is.
A cégnek kiszervezett IT valóban rendszerként tud működni, azaz az egész több lesz, mint a részek összessége. Kiegyensúlyozottabb kollégák, egyszerűbb ügy- és munkamenetek.
Működési és biztonsági szempont
Egy cégnek kiszervezett rendszerüzemeltetés könnyebben skálázható. Ha a céged nagyot növekszik, új kollégák jönnek, a szolgáltatás egyszerűen bővíthető. Ha kevesebb emberre van szükség, akár csökkenthető is a csomag. (Egy szabadúszó vagy egy állományban lévő belsős munkatárs bére/díja sokkal kevésbé rugalmas.)
Ugyanez igaz a biztonságra is: a rendszeres mentések, frissítések és protokollok olyan károkat előznek meg, amelyek egy-egy támadásnál vagy adatvesztésnél milliókba kerülhetnek.
A megtérülés tehát nem kérdés: a kiszervezett IT sok esetben nem plusz költség, hanem valójában a jelenlegi veszteségek visszafogása. Károly havi költsége ráadásul nem több, mint egy szabadúszó IT-szakemberé. Tedd próbára, 3 hónapig elköteleződés nélkül.